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如何把各种文件存档?附详细步骤教程

时间:2020-06-30 11:31:49       来源:百度经验

日常工作中,文职工作会遇到很多各种类型的文件,若果每天都处理,需要花费一定的时间。积累到一定量在处理的话,遇到查询文件的,就更不容易找到了。因此在这里小编和你分享一下,怎么快速把各种文件归档。

首先把所有的文件都收集到一起,叠放整齐摆放在桌面上。不要把文件漏掉了,要不然以后在查询文件的时候,会很麻烦的,而且领导们会很劈你的。

接着把收集到的文件,按照不同的种类分开,腾出桌面一块地方,都分别摆放开。注意不要混在一起了,要是其中一份文件夹在其他文件中,这样就造成文件归档错误。

然后把每种类型的文件按照编号或日期进行排序,在分开摆放。在这个时候的排序,最好是按照有后到前排,这样的话,在你打开文件的时候,最先看到的是最近的文件,而不需要翻到最后面才能找到最近的文件。

文件排序完成之后,拿出装文件的文件夹,按照对应的种类进行归档。拿出来的文件夹也要摆放好,因为我们的办工桌就那么大的地方,摆放整齐,有利于我们迅速找到它。

所有文件归档完毕之后,需要再检查一下,各类文件是否和文件夹的名称一致。然后把文件都放入文件柜进行保存。放入文件柜时,也要按照文件的顺序进行摆放,不能随意摆放,而不利于查找。